Zwei Stunden Vorarbeit im Recruiting — warum Fehlbesetzungen dort entstehen

Die meisten Fehlbesetzungen entstehen nicht im Vorstellungsgespräch. Sie entstehen früher — in dem Moment, in dem eine Stelle ausgeschrieben wird, ohne dass jemand im Unternehmen genau sagen kann, was diese Person im Alltag eigentlich tun soll.

Danach ist jedes Gespräch ein Ratespiel. Man fragt nach Erfahrung, nach Motivation, nach Stärken — und misst am Ende Sympathie, weil es nichts anderes zu messen gibt. Nicht aus Nachlässigkeit. Sondern weil kein Maßstab existiert.

In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das kein Ausnahmefall. Es ist der Normalfall. Nicht weil dort nachlässiger gearbeitet wird, sondern weil Recruiting dort nie als eigene Aufgabe aufgebaut wurde. Es lief jahrelang auch so. Bis heute läuft es nicht mehr so gut.

Bewerber haben heute Optionen — und sie nutzen sie still. Sie beschweren sich nicht über eine unklare Ausschreibung. Sie bewerben sich woanders.

Was dagegen hilft, ist kein größeres Budget und kein neues Tool. Es sind zwei Stunden, in denen drei Fragen ehrlich beantwortet werden — bevor die Stelle online geht.

Frage 1: Was genau soll diese Person in den ersten sechs Monaten erledigen?

Nicht: Welche Position wird besetzt. Sondern: Welche Arbeit bleibt gerade liegen?

Schreiben Sie fünf bis sieben konkrete Aufgaben auf. Konkret heißt: Jemand, der nicht in Ihrem Unternehmen arbeitet, müsste verstehen, was gemeint ist. „Betreuung der Bestandskunden" ist nicht konkret. „Rund 60 Bestandskunden im Raum Hannover, davon acht mit Rahmenverträgen, die jährlich verhandelt werden" ist konkret.

Diese Liste ist gleichzeitig Ihre Stellenanzeige, Ihr Gesprächsleitfaden und Ihre Einarbeitungsgrundlage. Sie schreiben sie einmal und verwenden sie dreimal.

Nebeneffekt: Manchmal stellt sich beim Aufschreiben heraus, dass es gar nicht eine Stelle ist, sondern anderthalb. Oder zwei halbe, die nicht zusammengehören. Das ist unangenehm zu erkennen — aber deutlich billiger, wenn es jetzt auffällt und nicht nach der Probezeit.

Frage 2: Woran erkennen wir im Gespräch, dass sie es kann?

Zu jeder Aufgabe aus Frage 1 gehört eine Frage, die zeigt, ob jemand sie wirklich beherrscht.

Nicht „Sind Sie belastbar?". Sondern: „Erzählen Sie mir von einer Jahresverhandlung, die schlecht gelaufen ist. Was war der Auslöser?"

Der Unterschied ist kein rhetorischer Trick. Die erste Frage misst, wie jemand sich einschätzt. Die zweite misst, was jemand getan hat. Bei der ersten gewinnt, wer sich gut verkauft. Bei der zweiten gewinnt, wer es tatsächlich gemacht hat.

Legen Sie außerdem vorher fest, was eine gute Antwort ist. Sonst entscheidet wieder das Bauchgefühl — nur diesmal mit besseren Fragen davor.

Frage 3: Wer entscheidet am Ende, und bis wann?

Das ist die Frage, die am häufigsten übersprungen wird — und die am meisten Zeit kostet.

Nicht: Wer wird beteiligt. Sondern: Wer entscheidet. Und bis zu welchem Datum.

Vakanzzeit entsteht selten in der Suche. Sie entsteht in den Lücken: in der Woche, bis jemand die Bewerbungen sichtet, in den zehn Tagen bis zur Rückmeldung, in denen der Bewerber längst woanders zugesagt hat. Diese Lücken sind fast nie Kapazitätsfragen. Sie sind ungeklärte Zuständigkeiten.

Ein Satz genügt: „X entscheidet, spätestens zehn Tage nach dem letzten Gespräch." Damit ist die häufigste Ursache für lange Vakanzen erledigt.

Was sich danach verändert

Wer diese drei Fragen vor der Ausschreibung beantwortet, führt danach andere Gespräche. Nicht angenehmere — genauere. Sie merken früher, wenn jemand nicht passt. Und Sie merken früher, wenn jemand passt, den Sie sonst übersehen hätten.

Zwei Stunden Vorarbeit im Recruiting. Gegen Monate mit der falschen Person oder einer offenen Stelle, die keiner mehr besetzt.

Und was kosten diese Monate konkret — in Euro, in Überstunden, in Risiko? Genau das zeigt der Vakanz-Rechner auf personalfundament.de: Ihre eigenen Zahlen, in einer Minute, kostenlos und ohne Registrierung.

Rebecca Hesselbach — Gründerin Personalfundament. Ich begleite kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Recruiting intern zu strukturieren. personalfundament.de