Was Ihre offene Stelle wirklich kostet — die Rechnung in vier Posten

Die meisten Unternehmen wissen auf den Euro genau, was eine Neueinstellung kostet. Fast keines weiß, was die Monate davor gekostet haben.

Das liegt nicht an mangelnder Sorgfalt. Es liegt daran, dass die eine Zahl in der Buchhaltung steht und die andere nicht. Die Personalkosten einer offenen Stelle sinken sichtbar. Was sie an anderer Stelle anrichtet, taucht in keinem Bericht auf.

Hier ist die Rechnung, die niemand aufmacht. Vier Posten. Sie brauchen dafür keine Studie, nur Ihre eigenen Zahlen.

Posten 1: Die Leistung, die niemand erbringt

Beginnen Sie mit der einfachsten Frage: Was hätte diese Person in einem Monat erledigt?

Bei manchen Stellen lässt sich das direkt beziffern. Ein Vertriebsgebiet, das niemand betreut, hat einen Umsatz, den Sie kennen. Ein Techniker, der nicht da ist, hat eine Auftragslage, die Sie kennen.

Bei anderen Stellen geht das nicht so leicht. Aber jede Stelle existiert, weil die Arbeit anfällt. Fällt die Person weg, fällt die Arbeit nicht weg — sie wird verteilt. Und damit sind wir bei Posten 2.

Posten 2: Die Überstunden, und was sie tatsächlich kosten

Auf wie viele Menschen verteilt sich die Arbeit? Wie viele Überstunden entstehen daraus im Monat?

Und jetzt der Teil, den die meisten auslassen: Was kostet Sie eine Überstunde wirklich? Nicht nur den Zuschlag. Sondern die Sorgfalt, die unter Zeitdruck als Erstes verloren geht, und die Fehler, die später jemand ausbügeln muss — meistens jemand, der ohnehin schon zu viel zu tun hat.

Dieser Posten ist selten der größte. Aber er ist der, der die beiden nächsten auslöst.

Posten 3: Die zweite Kündigung

Ein Team trägt eine offene Stelle eine Weile mit. Drei Wochen sind Kollegialität. Drei Monate sind Erschöpfung.

Irgendwann geht die zweite Person. Und zwar meistens nicht die schwächste im Team, sondern die, die am schnellsten woanders unterkommt.

Dann haben Sie zwei Vakanzen statt einer, und die zweite haben Sie selbst verursacht. Rechnen Sie diesen Posten mit der Wahrscheinlichkeit, die Sie für realistisch halten — aber rechnen Sie ihn.

Posten 4: Die Fehlbesetzung aus Erschöpfung

Nach vier, fünf Monaten verändert sich Ihre Entscheidungslage. Sie stellen nicht mehr ein, weil jemand passt. Sie stellen ein, weil es nicht mehr geht.

Das ist der Moment, in dem aus einer Vakanz eine Fehlbesetzung wird. Nicht durch eine falsche Frage im Gespräch, sondern durch die Bereitschaft, einen Zweifel zu überhören.

Und eine Fehlbesetzung kostet den ganzen Weg noch einmal: Einarbeitung, Trennung, erneute Suche. Plus die Monate dazwischen, in denen die Stelle wieder offen ist.

Wo die Zeit tatsächlich verloren geht

Die naheliegende Schlussfolgerung wäre: schneller einstellen. Das ist die falsche.

Vakanzzeit entsteht selten in der Suche. Sie entsteht in den Lücken dazwischen. In den Tagen, bis das Anforderungsprofil steht. In der Woche, bis jemand die Bewerbungen sichtet. In den zehn Tagen bis zur Rückmeldung, in denen der Bewerber längst woanders zugesagt hat.

Diese Lücken haben nichts mit dem Arbeitsmarkt zu tun. Sie entstehen, weil niemand zuständig ist — weil es keine Personalabteilung gibt und Recruiting deshalb überall und nirgends liegt.

Das ist die gute Nachricht an dieser Rechnung: Der größte Hebel liegt nicht draußen im Markt. Er liegt in Ihrem eigenen Ablauf.

Was Sie mit der Zahl machen

Legen Sie sie auf den Tisch. Auch grob, auch geschätzt.

Solange eine offene Stelle nur eine offene Stelle ist, konkurriert sie mit allem anderen um Ihre Aufmerksamkeit — und verliert, weil sie nicht drängt. Sobald sie eine Zahl hat, ändert sich die Reihenfolge von selbst. Ich habe das oft genug gesehen: Nicht das Argument bewegt etwas, sondern die Zahl daneben.

Und legen Sie fest, wer entscheidet und bis wann. Nicht, wer beteiligt wird — wer entscheidet. Die meisten Verzögerungen im Prozess sind keine Kapazitätsfragen, sondern ungeklärte Zuständigkeiten.

Eine offene Stelle ist keine Sparmaßnahme. Sie ist eine Rechnung, die später kommt.

Sie müssen das nicht per Hand ausrechnen. Der Vakanz-Rechner nimmt Ihnen die vier Posten ab: Sie tragen Ihre eigenen Zahlen ein und sehen in einer Minute, was Ihre offene Stelle pro Monat kostet. Kostenlos, ohne Registrierung.

→ personalfundament.de/quiz

Rebecca Hesselbach — Gründerin Personalfundament. Ich begleite kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Recruiting intern zu strukturieren. personalfundament.de