Was eine offene Stelle kostet, steht in keiner Bilanz. Genau deshalb wird sie so lange unterschätzt.

Eine unbesetzte Stelle sieht auf dem Papier gut aus. Das Gehalt wird nicht gezahlt, die Personalkosten sinken, die Zeile im Controlling ist grün.

Das ist der Grund, warum Vakanzen so lange offen bleiben: Der Schaden taucht nirgends auf, die Ersparnis ist jeden Monat sichtbar.

„Eine offene Stelle spart Ihnen Gehalt. Sie kostet Sie Leistung. Nur das eine steht in der Buchhaltung."

RECHNEN SIE ES EINMAL SELBST

Sie brauchen keine Studie. Nehmen Sie eine Stelle, die bei Ihnen offen ist, und beantworten Sie eine Frage: Was hätte diese Person in einem Monat erledigt?

Jede Stelle existiert, weil die Arbeit anfällt. Fällt die Person weg, fällt die Arbeit nicht weg. Sie wird verteilt. Rechnen Sie also weiter: auf wie viele Menschen, wie viele Überstunden im Monat, und was kostet Sie eine Überstunde wirklich — nicht nur als Zuschlag, sondern an Sorgfalt und an Fehlern, die jemand ausbügeln muss?

Die meisten hören hier auf zu rechnen. Nicht, weil die Zahl unklar wäre. Sondern weil sie unangenehm wird.

DIE RECHNUNG, DIE NIEMAND AUFMACHT

Der teuerste Posten steht noch gar nicht in der Aufstellung.

Ein Team trägt eine offene Stelle eine Weile mit. Drei Wochen sind Kollegialität. Drei Monate sind Erschöpfung. Irgendwann geht die zweite Person — meist nicht die schwächste, sondern die, die am schnellsten woanders unterkommt.

Dann haben Sie zwei Vakanzen statt einer. Und die zweite haben Sie selbst verursacht.

„Die teuerste Vakanz ist nicht die erste. Es ist die zweite, die aus ihr entsteht."

Nach vier, fünf Monaten verändert sich Ihre Entscheidungslage. Sie stellen nicht mehr ein, weil jemand passt, sondern weil es nicht mehr geht. Das ist der Moment, in dem aus einer Vakanz eine Fehlbesetzung wird — und die kostet Sie den ganzen Weg noch einmal.

WO DIE ZEIT VERLOREN GEHT

Die naheliegende Schlussfolgerung wäre: schneller einstellen. Das ist die falsche.

Vakanzzeit entsteht selten in der Suche, sondern in den Lücken dazwischen. In den Tagen, bis das Anforderungsprofil steht. In den zehn Tagen bis zur Rückmeldung, in denen der Bewerber längst woanders zugesagt hat.

Diese Lücken haben nichts mit dem Markt zu tun. Sie entstehen, weil niemand zuständig ist.

WAS SIE DAMIT ANFANGEN

Zwei Dinge, beide ohne Budget.

Machen Sie die Kosten sichtbar. Legen Sie eine Zahl auf den Tisch, auch eine grobe. Solange eine offene Stelle nur eine offene Stelle ist, konkurriert sie mit allem anderen um Ihre Aufmerksamkeit — und verliert. Sobald sie eine Zahl hat, ändert sich die Reihenfolge von selbst.

Legen Sie fest, wer entscheidet und bis wann. Nicht, wer beteiligt wird — wer entscheidet. Die meisten Verzögerungen sind keine Kapazitätsfragen, sondern ungeklärte Zuständigkeiten.

Eine offene Stelle ist keine Sparmaßnahme. Sie ist eine Rechnung, die später kommt.

Rebecca Hesselbach — Gründerin Personalfundament. Ich begleite kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Recruiting intern zu strukturieren. personalfundament.de